江蘇大學2023年研究生教學檔案歸檔工作的通知

2023-06-19

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江大研字（2023）29號

各學院（中心，研究院，所）：

為確保我校2023年研究生的教學檔案歸檔更加及時有效、規(guī)范完整，根據《關于做好2023年歸檔工作的通知》（校辦〔2023〕4號）和《江蘇大學全日制研究生檔案管理實施辦法（試行）》（江大研2014[14]號）的要求，現將相關事宜通知如下：

一、歸檔范圍

博士研究生、碩士研究生、以及單證碩士、同等學力申請碩士學位人員在培養(yǎng)及學位授予過程中形成的有關材料。

二、歸檔時間

2022年9月、12月授予學位的研究生：2023年6月30日之前；

2023年6月授予學位的研究生：2023年10月30日前。

三、歸檔要求

1．各學院（中心，研究院，所，以下簡稱各學院）在本年度歸檔工作開始前至研究生院領取教學檔案盒。

2．各學院按照《江蘇大學研究生教學檔案整理規(guī)范》（附件1）進行材料收集、編號、排序和裝盒，歸檔材料要求整理規(guī)范、齊全完備、目錄清晰，不同類型的研究生采用對應的卷內目錄（附件2），所有歸檔材料必須一次性全部歸檔（培養(yǎng)與學位相關歸檔材料由培養(yǎng)辦與學位辦分別于6月10日、10月20日前發(fā)相關學院），并附卷內備考表（附件3）。

3．工程碩士的教學檔案由班主任負責轉交至畢業(yè)生所在培養(yǎng)學院。

4．各學院指定專人具體負責全程歸檔事宜，在檔案移交之前請?zhí)崆奥?lián)系研究生院工作人員，在規(guī)定時間內按照要求完成本學院的歸檔工作。不在規(guī)定時間或逾期未移交的畢業(yè)生教學檔案，納入下一批接收范圍。

5．各學院應認真檢查梳理歷年歸檔清單，對于2022年6月授予學位及以前的應歸檔但未能及時歸檔的材料應查遺補漏，及時歸檔到位并交接至檔案館。

四、歸檔驗收和移交

1．各學院將研究生教學檔案整理完畢之后，需同時填寫《江蘇大學研究生教學檔案交接清單》（附件4，一式三份，學院、研究生院、檔案館各留存一份），檔案負責人簽字同時加蓋培養(yǎng)學院的公章。

2．研究生院將清點移交檔案盒數量，并抽查部分檔案盒歸檔情況，對于不符合規(guī)范要求的檔案需重新整理后方可辦理正式移交手續(xù)。

五、相關工作聯(lián)系方式

1．檔案盒領取和移交地址：研究生院520辦公室。

2．歸檔聯(lián)系人：胡明，聯(lián)系方式：0511-88780086。

附件：

附件3：卷內備考表.doc